So setzen Sie Fahrtkosten von der Steuer ab

Der Weg zur Arbeit kostet Zeit, mitunter auch einiges an Nerven, auf jeden Fall aber Geld. Da diese Ausgaben dem Erwerb Ihres Einkommens dienen, können sie als (Er-)Werbungskosten von der Einkommensteuer abgesetzt werden – allerdings nur in pauschalierter Form.

 

Die Wegstrecke

Die Pauschale, die für den Werbungskostenabzug der Fahrtkosten gilt, wird im Alltag häufig als „Pendlerpauschale“ bezeichnet, denn typischerweise pendeln Arbeitnehmer regelmäßig zwischen ihrem Wohnort und ihrer Arbeitsstelle – in der Terminologie des Einkommensteuerrechts als erste Tätigkeitsstätte bezeichnet. Sie ist diejenige betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers, der ein Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet ist. Auf den tatsächlichen örtlichen Schwerpunkt der Arbeit kommt es dabei nicht an. Ist zum Beispiel ein Außendienstmitarbeiter den größten Teil seiner Zeit unterwegs bei Kunden, muss aber aufgrund arbeitsvertraglicher Verpflichtung regelmäßig auch einen bestimmten Unternehmensstandort aufsuchen, um an Besprechungen teilzunehmen, ist dieser Unternehmensstandort die erste Tätigkeitsstätte. Für die Kundenbesuche gilt dann nicht die Pendlerpauschale – sie werden als Reisekosten berücksichtigt.

Meist kann die Entfernung zwischen Wohnort und erster Tätigkeitsstätte auf verschiedenen Wegen zurückgelegt werden. Steuerlich anerkannt wird dann nur die objektiv kürzeste Straßenverbindung. Ausnahmsweise kann eine längere Straßenroute gewählt werden, wenn sie offensichtlich verkehrsgünstiger ist als die kürzeste Strecke. In der Regel ist das anzunehmen, wenn die Zeitersparnis mindestens 20 Minuten beträgt.

Berücksichtigt wird nicht die täglich tatsächlich gefahrene Gesamtstrecke, sondern nur die einfache Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte – der Name „Entfernungspauschale“ sagt es. Beträgt diese einfache Entfernung zum Beispiel 25 Kilometer, können also nicht die arbeitstäglich insgesamt zurückgelegten 50 Kilometer geltend gemacht werden, sondern nur die 25 Kilometer einfache Strecke. Gezählt werden dabei nur volle Kilometer. So rechnet das Finanzamt beispielsweise bei einer einfachen Entfernung von tatsächlich 22,8 Kilometer nur 22 Kilometer an.

 

Das Verkehrsmittel

Die Entfernungspauschale gilt unabhängig vom benutzten Verkehrsmittel. Sie kann also nicht nur für die Fahrt mit dem eigenen Pkw geltend gemacht werden, sondern ebenso, wenn die Strecke oder ein Teil davon mit öffentlichen Verkehrsmitteln oder dem Fahrrad zurückgelegt wird. Maßgeblich ist aber stets die kürzeste Straßenverbindung, nicht etwa die Länge der Bahnstrecke.

 

Die Pauschale

Die Pauschale beträgt 30 Cent pro Entfernungskilometer für Entfernungen bis zu 20 Kilometer. Ab dem 21. Kilometer erhöht sie sich auf 38 Cent. Ein Fernpendler, dessen einfache Wegstrecke 30 Kilometer beträgt, kann also pro Arbeitstag 20 km × 0,30 Euro/km + 10 km × 0,38 Euro/km = 6,00 Euro + 3,80 Euro = 9,80 Euro geltend machen.

Da die Entfernungspauschale verkehrsmittelunabhängig ist, gilt der erhöhte Betrag ab dem 21. Kilometer auch bei Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel oder eines Fahrrades.

Die Entfernungspauschale ist begrenzt auf einen Gesamtbetrag von 4.500 Euro pro Jahr. Diese Begrenzung gilt aber nicht, wenn die Fahrten mit dem eigenen Pkw oder einem Dienstwagen unternommen wurden.

Sind durch die Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel Kosten von mehr als 4.500 Euro im Jahr entstanden, können die Kosten in tatsächlicher Höhe geltend gemacht werden. Sie müssen allerdings vollständig durch Belege nachgewiesen werden.

Die tatsächlichen Kosten für die Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel können auch geltend gemacht werden, wenn sie zwar nicht über der Obergrenze von 4.500 Euro liegen, aber denjenigen Betrag übersteigen, der als Entfernungspauschale für das entsprechende Jahr anzurechnen wäre. Auch in diesem Fall sind die tatsächlichen Kosten zu belegen.

Erhält der Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber zusätzlich zum Arbeitslohn einen steuerfreien Zuschuss oder ein steuerfreies Jobticket für den öffentlichen Nahverkehr, wird diese Vergünstigung auf die Entfernungspauschale angerechnet.

 

Die Arbeitstage

Die Entfernungspauschale gibt es natürlich nicht für 365 Tage im Jahr, sondern nur für die Arbeitstage, an denen die Strecke zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte tatsächlich zurückgelegt wurde. Bei einer Fünf-Tage-Woche mit normalem Urlaubsanspruch sind das 220 bis 230 Tage im Jahr. Krankheitstage und Tage, an denen Dienstreisen von zu Hause aus angetreten wurden, müssen abgezogen werden.

Gleichfalls abgezogen werden Homeoffice-Tage, an denen der Arbeitnehmer die erste Tätigkeitsstätte nicht aufgesucht hat. Für diese Tage kann stattdessen die Homeoffice-Pauschale in Höhe von 5 Euro pro Tag geltend gemacht werden. Sie ist allerdings gedeckelt, und zwar für 2022 auf insgesamt 600 Euro (was 120 Homeoffice-Tagen entspricht), und ab 2023 auf 1.000 Euro (was 200 Homeoffice-Tagen entspricht).

Wer zu einer Fahrgemeinschaft gehört, kann die für ihn nach den genannten Regeln geltende Entfernungspauschale auch für diejenigen Tage geltend machen, an denen er nicht selbst fährt, sondern „nur“ Mitfahrer ist. Die Entfernung wird für jeden Mitfahrer individuell ermittelt, Umwegstrecken zur Abholung und Absetzung von Mitgliedern der Fahrgemeinschaft werden nicht berücksichtigt – auch nicht bei demjenigen, der tatsächlich fährt.

 

Die Mobilitätsprämie als Alternative für Geringverdiener

Damit Fernpendler, die aufgrund ihres geringen Einkommens keine Einkommensteuer zahlen, dennoch einen Ausgleich für die stark gestiegenen Mobilitätskosten erhalten, können sie beim Finanzamt anstatt der erhöhten Entfernungspauschale ab dem 21. Kilometer eine Mobilitätsprämie beantragen. Sie beläuft sich auf 14 Prozent der erhöhten Entfernungspauschale, was dem Eingangssteuersatz der Einkommensteuer entspricht.