Umgangsformen in digitalen Zeiten

Mit der zunehmenden Digitalisierung verändert sich unsere (Arbeits-)Welt. Doch ob Videokonferenzen, E-Mails oder andere digitale Nachrichten, auch dabei sollten ein paar Regeln eingehalten werden. Höflichkeit zum Beispiel bleibt gefragt.

 

Auch in der täglichen Nutzung elektronischer Kommunikationsmittel zeigen sich heute gute Umgangsformen. Die einen lassen sich ständig von Ihrem Smartphone ablenken. Andere tippen eine Mail, obwohl ein Anruf in diesem speziellen Fall besser wäre. Worauf jeder achten kann.

 

Videokonferenzen

Ein Videocall ist heute ein wichtiger Baustein in der digitalen Kommunikation. Hierfür gelten grundsätzlich die gleichen Umgangsformen wie für Präsenzveranstaltungen. Man begrüßt einander, bleibt bei der Sache, lässt andere Ausreden etc. Im Besprechungsraum kann man sich auch nicht zwischendurch unterm Tisch verstecken. Deshalb gilt, dass die Kamera grundsätzlich eingeschaltet sein sollte. Schließlich passiert vieles nonverbal. So kann eventuellen Missverständnissen vorgebeugt werden. Besonders wer im Homeoffice ein Gespräch führt, sollte auf Privatsphäre und einen ordentlichen Eindruck achten. Ein virtueller Hintergrund will aber auch bedacht gewählt sein. Ein Palmenstrand ist in einem Kundengespräch eher unangebracht.

Vor einem Videocall sollte man für eine ruhige Atmosphäre sorgen, Fenster schließen und Familienmitglieder oder WG-Mitbewohner eventuell mit einem Schild an der Tür informieren. Ansonsten zählt Offenheit. Jeder der Teilnehmer wird Verständnis haben, wenn zu Beginn vorgewarnt wird, dass es aus welchen Gründen auch immer zu einer Störung kommen könnte.

Auch im virtuellen Raum darf es zu Beginn ein wenig Smalltalk geben. Denn auch in der digitalen Kommunikation ist ein wertschätzender Umgang miteinander elementar. Übrigens sollte man sich die Zeit nehmen, im Chat mit Kollegen in ganzen Sätzen zu schreiben.

 

E-Mails

Eine Anrede und eine Schlussformel sollten das Normale sein. Groß- und Kleinschreibung hat im Deutschen ihren Sinn und sollte beachtet werden. Ratsam ist es auch, Mails vor dem Versenden auf Rechtschreib- und andere Fehler zu prüfen.

Vor dem Weiterleiten von E-Mails, sollte unnötiger vorheriger E-Mailverkehr gelöscht und die Betreffzeile eventuell geändert werden. Sinnvoller kann es sein, die vorhergehende Korrespondenz kurz zusammenzufassen. Überhaupt gilt es, sich möglichst kurz zu fassen.

E-Mails sollten nie im Affekt oder während anderer Tätigkeiten wie einem Telefonat geschrieben werden. Ein „Dringend“ im Betreff sollte nur in Ausnahmefällen genutzt werden. Wer unnötigen Druck aufbaut, verärgert den Empfänger eventuell nur.

Grundsätzlich sollten E-Mails aber möglichst zeitnah beantwortet werden. Und für längere Abwesenheiten lässt sich der Abwesenheitsassistent einrichten.

 

Soziale Medien

Hier muss nicht alles gepostet werden. Nicht jeder möchte etwa Glückwünsche öffentlich erhalten, dann sollte die Anzeige des eigenen Geburtstags unterdrückt werden. Private Kontaktanfragen an Führungskräfte und Kunden gelten als unangebracht. Wer selbst eine Anfrage erhält, diese aber nicht annehmen möchte, sollte eine freundliche Nachricht mit dem Grund der Ablehnung schicken und um Verständnis bitten.

 

Telefon

Es mag selbstverständlich klingen: Besonders im beruflichen Umfeld gilt es, sich mit Namen und Firmennamen zu melden, sich zu begrüßen und am Ende auch zu verabschieden sowie eventuell für das freundliche Gespräch zu danken. Beim Telefonieren sollte dem Gesprächspartner die volle Aufmerksamkeit gewidmet werden, nebenher sollte man nicht surfen, (E-Mails) tippen oder aufräumen. Ist man unterwegs, verbietet es sich, zum Beispiel laut im Zug, der Hotellobby oder im Restaurant zu telefonieren. Genauso sollte das Mobiltelefon in vielen Situation wie beim Essen zumindest lautlos gestellt sein. Und wie bei der E-Mail gilt es, bei Abwesenheit das Telefon auf eine Kollegin oder einen Kollegen umzustellen oder die Mailbox einzuschalten. Übrigens ist eine persönliche Ansprache sehr viel vertrauensvoller als eine Computerstimme. Der Text sollte kurz und klar sein. Bei der Aufnahme sollte absolute Ruhe herrschen. Wer einen Rückruf verspricht, sollte sich daran halten.