Nebenkostenabrechnung prüfen

veröffentlicht am 30. Januar 2022

Die jährliche Betriebskostenabrechnung vom Vermieter kann an vielen Stellen fehlerhaft sein. Auf was Mieter bei ihrer Nebenkostenabrechnung achten sollten und wann sie Zahlungen verweigern können.

Zur Zahlung von Nebenkosten ist ein Mieter nur verpflichtet, wenn das ausdrücklich im Mietvertrag vereinbart ist. Ist dort nichts geregelt, handelt es sich um eine sogenannte Inklusivmiete – die Nebenkosten sind dann mit der monatlichen Miete abgegolten. Ausnahme: Verbrauchsabhängig berechnete Heizkosten müssen Mieter auch ohne Erwähnung im Mietvertrag zahlen.

Was Betriebskosten sind

In der Betriebskostenverordnung ist genau geregelt, was der Vermieter abrechnen darf. Generell gehören dazu nur laufende oder stets wiederkehrende Posten. Die größten Positionen sind meist die Heiz- und Warmwasserkosten. Umlegen kann der Vermieter aber zum Beispiel auch die Abwasserentsorgung, die Müllabfuhr, die Grundsteuer, die Treppenhausreinigung, Sach- und Haftpflichtversicherungen für Gebäude und Grundstück oder wiederkehrende Wartungen und Gartenarbeiten. Ausgeschlossen sind dagegen einmalige Reparaturen oder Baumaßnahmen am Haus oder an der Technik sowie Kosten für die Verwaltung des Hauses, zum Beispiel Telefon-, Bank- oder Portokosten. Sonstige Kosten wie für das regelmäßige Reinigen der Dachrinnen müssen im Mietvertrag und in der Nebenkostenabrechnung konkret benannt werden. Grundsätzlich darf ein Mieter nur mit Betriebskosten belastet werden, die erforderlich und angemessen sind.

Wann und wie abgerechnet wird

Spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums (meist von Januar bis Dezember) muss die Nebenkostenabrechnung dem Mieter vorliegen. Verpasst der Vermieter diese Frist, kann der Mieter eine Aufforderung zur Nachzahlung in der Regel komplett ignorieren. Eine Rückzahlung dagegen steht ihm trotzdem zu.

Folgende Angaben muss der Vermieter in der Abrechnung machen:

  • Abrechnungsobjekt
  • Abrechnungszeitraum
  • Erläuterung des Umlageschlüssels
  • Aufstellung der Gesamtkosten
  • Berechnung des Mieteranteils
  • Verrechnung der Vorauszahlungen
  • Summe der Rückzahlung oder Nachzahlung

Der Vermieter kann die Kosten entweder anteilig nach der Wohnfläche oder – sofern dies im Mietvertrag steht – nach Anzahl der Bewohner oder Wohneinheiten umlegen. Steht eine Wohnung im Haus leer, hat der Vermieter den Anteil zu übernehmen. Gibt es im Haus auch Gewerberäume, ist der Vermieter verpflichtet, die darauf entfallenden Betriebskosten separat abzurechnen, wenn sie sonst zu einer ins Gewicht fallenden Mehrbelastung der Wohnraummieter führen würden. Eine Besonderheit gilt für Heizung und Warmwasser: Die Posten muss der Vermieter zu mindestens 50 Prozent und höchstens 70 Prozent nach dem tatsächlichen Verbrauch des Mieters abrechnen.

Gibt es einen Mieterwechsel, sind die Kosten bei der nächsten Abrechnung anteilig und gerecht auf den ehemaligen und den neuen Mieter umzulegen. Beim Auszug muss daher immer eine Zwischenablesung der Zählerstände bei Gas, Strom oder Wasser erfolgen.

Fehler bemängeln

Enthält eine Abrechnung grundlegende formale Fehler, ist sie insgesamt unwirksam. Gibt es inhaltliche Fehler zu einzelnen Kostenpositionen, muss der Mieter diese nicht bezahlen.

Bestehen berechtigte Zweifel an der Richtigkeit, sollte man den Vermieter bitten, die Rechnung zu erklären. Außerdem haben Mieter das Recht, Belege einzusehen und können – auf eigene Kosten – Kopien dieser verlangen. Widerspruch muss der Mieter innerhalb von zwölf Monaten ab Zugang der Betriebskostenabrechnung am besten schriftlich einlegen. Den zweifelhaften Betrag sollte man bis zur finalen Klärung allenfalls unter Vorbehalt zahlen. Anderes würde als Einverständnis gelten.

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